starta en lokal avdelning för SvenskaMagic15:03:14, 22/10 -15
LOKALAVDELNINGAR & INTRESSEAVDELNINGAR
Har ni funderat på att starta en magicförening på er ort? Kanske har ni inte haft orken, eller vetat hur man ska göra? Nu kommer ett alternativ för alla er som vill organisera er lite bättre där hemma. Nämligen: Starta en lokal SvenskaMagic-avdelning.
För er som redan har en lokal förening men som känner att det administrativa pysslet med att sköta en sådan är lite för mycket, då kan detta alternativ också vara för er.
Gör som Linköping och Alingsås, starta en lokal svenskamagicavdelning på din ort!
Förbundets första lokalavdelning!Förbundets andra lokalavdelning!
Vad är en SvenskaMagic-avdelning?
En SvenskaMagic-avdelning är en avdelning inom Förbundet SvenskaMagic. En avdelning är en samling av förbundets medlemmar som vill bedriva verksamhet ihop. Verksamhet är ett annat ord för allt som ryms under hobbyn: spela, samla, göra lekar etc.
Tidigare har vi beskrivit hur man kan starta en "lagavdelning", dvs en avdelning för dig och dina kompisar.
En lokalavdelning påminner om en lagavdelning, men är en mer öppen avdelning med tydligare fokus på att samla, spela, och rekrytera spelare. En lokalavdelning åsyftar en specifik geografisk begränsning, t.ex. en region, en stad, eller en stadsdel.
Intresseavdelning?
Möjligheten finns också att starta en SvenskaMagic intresseavdelning. T.ex. en avdelning för Vintage, Standard, Magic Online, Samlare, moddare, kortdesignare osv. En sådan avdelning följer alla regler som en lokalavdelning gör, där enda skillnaden är att den geografiska begränsningen ersätts med nån specifik intressegren. Prata med oss om ni vill bilda en intresseavdelning. I fortsättningen kommer all text förutsätta att vi pratar om en lokalavdelning, men samma regler gäller i princip för en intresseavdelning.
Vad får vi ut av det?
Den största och mest direkta förmånen är att ni får bidrag från Förbundet SvenskaMagic (givet att ni uppfyller kraven). Ni får även andra förmåner såsom tillgång till torget här på svm, möjlighet att påverka i Sverok och förstås alla fördelar som finns med att driva en avdelning/förening. Här finns mycket att lära och är ett utmärkt tillfälle för den som vill engagera sig för hobbyn.
I spoiler-taggen följer en detaljerad beskrivning av förmånerna.
Spoiler:
Verksamhetsbidrag
Alla avdelningar i förbundet får 1000 kr i verksamhetsbidrag. Dessa pengar kan sökas så fort alla krav uppfylls. Läs mer om hur man begär ersättning längre ned.
Medlemsbidrag
För varje medlem är ni berättigade till 25 kr. För beräkning av antalet medlemmar är det Sveroks system e-bas som gäller.
Ni måste inte vänta till slutet på året för att nyttja dessa pengar. Skulle ni rekrytera fler medlemmar senare under året så är det inga problem. Tänk på att inte begära uppdatering av denna siffra titt som tätt. Använd rimlighetsprincipen. Läs också mer på ersättningsreglerna för minsta belopp osv.
Nyrekryteringsbidrag
Ni får 50 för varje helt ny förbundsmedlem ni rekryterar. Detta syftar på personer som aldrig varit medlem i Förbundet SvenskaMagic något tidigare år. Ge oss en lista med personnummer på de personer som är helt nya så kontrollerar vi detta åt er. Detta är alltså ett engångsbidrag för varje person ny person ni hittar till hobbyn.
Projektbidrag
Projektbidrag är något ni kan söka av förbundet för specifika projekt ni vill genomföra. Summan ni kan söka beror på huruvida ni är Nivå 1- eller Nivå 2-avdelning.
Projekten kan t.ex. vara en Eternalkungen-kval, ett eget konvent på orten eller något annat intressant ni vill göra. För att få ert projekt godkänt behöver ni skicka en beskrivning på projektet till förbundet, samt dokumentera ert projekt på ett sådant sätt att vi kan säkerställa att det genomförts.
Tillgång till torget
I dagsläget betalar de flesta 50 kr till Junior eller Senior för att få tillgång till torget. Som lokalavdelning blir ni ytterligare ett alternativ att gå med i för den som vill ha tillgång till torget. Man kan fortfarande vara medlem i Junior eller Senior om man vill (och betalar avgiften till respektive avdelning), men det räcker att vara med i lokalavdelningen. Samma regler för torgetaccess gäller för er som en lokalavdelning.
Dvs, den största fördelen med detta är att ni nu betalar till något som direkt gynnar ert lokala magic-community, inte bara det nationella.
Medlemsavgiften som sådan betalas till förbundet och går sedan tillbaka till er avdelning i form av de olika bidragen som beskrivits ovan.
Avdelningssida
Ni får en egen avdelningssida under Förbundet (i menyn till vänster). Där håller ni kolla på medlemmar, er ekonomi, samt publicerar protokoll etc.
Vad är kraven?
För att kunna räknas som en avdelning måste följande vara uppfyllt:
Nivå 1
Minst 3 medlemmar
Minst 60% av alla medlemmar måste vara 6-25 år
Ni måste bedriva regelbunden verksamhet
Ni måste ha ett årsmöte varje år
Ha samma medlemsavgiftsnivåer som förbundet
Detaljerad beskrivning av Nivå 1-kraven hittas i "spoiler-tagen".
Spoiler:
Minst 3 medlemmar:
Ni måste vara minst 3 personer som vill bilda avdelningen.
Minst 60% av alla medlemmar måste vara 6-25 år:
Detta är den så kallade bidragsberättigande åldern, som gör att vi kan söka bidrag för er från Sverok. Intervallet avser fram till och med det år man fyller 25. Om du alltså fyller 26 i år men ännu inte haft födelsedag är du inte i bidragsberättigande.
För 2016 är det de som är födda 1991 eller senare som är i bidragsberättigande ålder.
Ni måste bedriva regelbunden verksamhet:
Vad är regelbunden verksamhet? Det finns ingen hård definition, men det får inte vara verksamhet som är begränsad i tiden till en väldigt kort period, tex en "vi åker på GP Paris"-avdelning. Det är fritt fram att spendera alla era pengar på en sådan resa, men det får ej vara all verksamhet ni gör. Om ni är osäkra på om ni har regelbunden verksamhet så fråga oss först.
En gång i halvåret vill vi ha en liten rapport från er hur det går. En sådan rapport kan bestå i allt från 2-3 meningar om vad ni sysslat med sen senast, upp till en halv A4-sida om ni gjort mycket.
Ni måste ha ett årsmöte varje år:
Varje år måste ni ha ett årsmöte. På ett årsmöte samlar man alla medlemmar, pratar om hur det gått under året som varit, sedan väljer man en ny (eller samma) styrelse.
Vi har blanketter och material som visar precis hur ni ska göra för att få ett snabbt och smidigt årsmöte. Efter årsmötet är klart fyller ni i blanketten och skickar till oss, och så är det hela klart.
Ha samma medlemsavgiftsnivåer som förbundet
För att vara en godkänd lokalavdelning måste man anta samma medlemsavgiftsnivåer som förbundet.
För personer upp till och med det år de fyller 19: 0 kr.
För personer från och med det år de fyller 20: 50 kr.
Nivå 2
Uppfylla alla Nivå 1-krav
Minst 10 medlemmar.
Utåtriktad verksamhet
Synlighet
Aktiv rekrytering
Detaljerad beskrivning av Nivå 2-kraven hittas i "spoiler-tagen".
Spoiler:
Minst 10 medlemmar:
Ni måste vara minst 10 personer i avdelningen.
Utåtriktad verksamhet / Synlighet / Aktiv rekrytering:
Dessa är kvalitativa krav. Er avdelning måste synas, ni behöver nån form av plattform för det. Det kan vara facebook, det kan vara en egen hemsida, eller det kan vara här på SvM. På samma sätt måste ni rikta er utåt och aktivt försöka rekrytera fler medlemmar, tex genom att dema magic, ha speciella nybörjar events eller på annat sätt försöka få hobbyn att växa.
Dessa krav har inga hårda definitionsramar. När ni känner att ni uppfyller kraven så för vi en diskussion mellan förbundet och avdelning om vad ni gör, hur ni syns osv. Om vi är nöjda sätts ni till Nivå 2.
Så här skapar ni en lokalavdelning
Steg 1
Samla dina vänner och kom överens med dem om att ni borde bilda en lokalavdelning. Välj en lämplig geografisk begränsning. Det vanligaste är en specifik stad, men det kan också finnas skäl att göra en avdelning för en specifik stadsdel, eller för hela regionen. Prata med oss om ni vill veta vad som är lämpligt. Alla avdelningar måste heta enligt följande formel: SvenskaMagic XXXXX, där XXXXX är det geografiska området (t.ex. SvenskaMagic Linköping ovan).
Steg 2
Kolla att ni uppfyller alla krav vi har på en avdelning; Minst 3 personer, 60% i rätt ålder, osv. (se ovan).
Steg 3
Kontakta den person i Styrelsen som är avdelningsansvarig. I skrivande stund är denna person Hoogard.
Skriv ett internbrev till ovan person och berätta att ni vill starta en lokalavdelning. Inkludera följande i mailet:
Hur många är ni?
Hur gamla är ni?
Var bor ni?
Vilken geografisk nivå och område vill ni bilda avdelning för
Steg 4
När ni fått klartecken från avdelningsansvarige så behöver ni hålla ett möte där ni grundar avdelningen. Det grundande mötet räknas också som ett årsmöte, så ni behöver inte hålla ett (extra) årsmöte det år ni grundar avdelningen.
Innan ni startar mötet är det bra om ni kommer överens om vem ni vill ska leda mötet (ordförande), vem ni vill ska vara ansvarig för att skriva ned alla beslut (sekreterare) som vem som ska kontrollera sekreterarens jobb (justerare).
Så här håller ni ett årsmöte
Spoiler:
Ladda ned vår protokollmall för bilda en avdelning. Mallen har öppna redigerbara fält som ni kan fylla i. Ni kan och bör använda den för alla beslut ni tar, och kan sedan spara och skicka in till oss.
Låt en person öppna mötet. Det brukar man göra genom att personen som kallade till mötet säger "Jag förklarar mötet öppnat", och eventuellt kan man slå med en klubba om man vill ha extra roligt. Anteckna under punkt 1 i mallen.
Anteckna vilka som är med på mötet under punkt 2 i mallen.
Kom överens om huruvida mötet är behörigt. Detta regleras normalt i stadgarna, men ni har inte valt några stadgar än så det är bara att komma överens själva. Bocka för rutan i punkt 3 i mallen.
Välj mötets ordförande, sekreterare och justerare. Detta måste vara 3 olika personer. Om ni redan kommit överens om detta innan så går detta väldigt snabbt. Anteckna under punkt 4 i mallen.
Besluta att ni vill bilda en SvenskaMagic-lokalavdelning och besluta att ni vill anta SvenskaMagics standardstadgar. Bocka för under punkt 5 i mallen.
Välj vem som ska vara avdelningens ledare (ordförande) och vem som ska vara vice ledare (vice ordförande). Dessa personer kommer inneha den rollen till nästa årsmöte. Anteckna namnen under punkt 6 i mallen.
Besluta om att överlåta revision och ekonomi till Förbundet. Detta betyder att vi söker bidrag för er och hanterar utbetalning och revisionsarbete etc. (Notera, om ni inte beslutar om detta kan vi inte acceptera er avdelning). Bocka för under punkt 7 i mallen.
Om ni har övriga frågor att ta upp och besluta om så gör det här. Anteckna beslut under punkt 8 i mallen.
Avsluta mötet. Bocka för under punkt 9 i mallen.
Fyll i dagens datum och vilken ort ni var på längst upp till höger i mallen.
Fyll i nickname på SvenskaMagic för justeraren och sekreteraren och kontrollera samtidigt att den email som står angiven på SvM för dessa två users stämmer.
När sekreteraren fyllt i allt ska justeraren titta på protokollet. Om justeraren håller med om att detta är vad som beslutats så skickar ni in protokollet till styrelsens ansvarige (se ovan).
Steg 5
När vi fått in ert protokoll kommer vi titta på det och kontrollera att allt verkar stämma etc. När vi är nöjda kommer vi skicka protokollet för elektronisk signering. Detta kommer ske genom mail till Sekreteraren och Justeraren (vi tar er e-mail från era SvM-profiler. Kontrollera att de stämmer!). Signera protokollen!
Steg 6
När ni har signerat protokollet kommer vi skapa en avdelning åt er i Sveroks system. När detta är gjort kommer vi ge er en länk som alla medlemmar ska använda för att officiellt gå med i Avdelningen.
Så fort alla gått med är ni klara! Ni är nu en riktig lokalavdelning och vi kan söka pengar för er, och ni är berättigade till pengar från oss.
Vad händer sedan?
Nu är det upp till er att bedriva verksamhet i avldeningen! Dvs, spela magic, anordna och/eller åk på turneringar osv.
En gång i halvåret vill vi ha en liten rapport om hur det går för er. Se kravet om Regelbunden Verksamhet ovan.
Nästa år behöver ni hålla ett nytt årsmöte. Det mötet kommer gå till på ungefär samma sätt som det grundande mötet ni hade, fast med lite färre punkter. Det kommer snart finnas en mall även för detta mötet.
Även efter detta mötet kommer processen vara snarlik. Ni kommer behöva signera det och sedan följa en länk för att förnya ert medlemskap.
Hur söker vi pengar?
Pengar betalas som regel ut i efterhand. Spara kvitton från utgifter som ni vill ha ersättning för. Minsta summan ni kan ansöka om är 300 kr. Dvs ni kan behöva spara ihop ett antal kvitton innan ni kan begära ersättning.
Undantag för endera regel kan göras om det är väl motiverat. Kontakta avdelningsansvarig (Hoogard) för mer information om hur ni ska få få ersättning.
Vill du engagera dig i SvM? Hjälp oss sprida SvenskaMagic över landet:
Loggar in...
Forumnytt
Torgetnytt
