Styrelsemöte 2018-05-28

2018-05-28, Sekreterare: lyzio

§1 Rickard förklarar mötet öppnat.

§2 Närvarande: Carro, Daniel, Rickard, Fredrik, Oliver, Jonatan.

§3 Oliver väljs att skriva protokollet.

§4 Daniel väljs att justera protokollet.

§5 Per Capsulambeslut: Daniel och Beakid har beslutat kring en gdpr policy. Daniel har pröjsat för spelmattans design. Daniel har beställt mer av den "enkla regler till nybörjare" foldern och en orange banner.

§6 Underrepresenterade grupper: Daniel har varit i kontakt med den tidigare vice förbundsordförande i Sverok som är engagerad HBTQ rörelsen som vi börjar ta kontakt med för att själva öka detta engagemanget i föreningen.

§7(Jonatan dyker upp) Promotion: Vi diskuterar den slutgiltiga versionen av den kommande spelmattan. Inget beslutas, men alla förespråkar en orange border
Vi har ännu inte någon kontakt med någon som kan trycka, men det ska helst göras inom kort så då allt ska bli klart med bra kvalitet och bra pris gärna till årsmötet.

Avtalet börjar bli färdigt och kan snart presenteras så att vi får allt klart kring spelmattan och tokens.

Daniel har beställt mer av den "enkla regler till nybörjare" foldern och en orange banner.

§8 GDPR: Styrelsen klubbar en offentlig policy för personuppgifter. Denna finns att beskåda på hemsidan. Daniel går vidare med att tillgängliggöra en intern policy.

§9 Årsmöten: Under årsmötet så kommer en del byråkratiska förändringar att ske för att förenkla arbetet med förändringen att föreningarna ska bli avdelningar och förbundet föreningen. Vi bildar en årsmötesgrupp bestående av Daniel, Oliver och Rickard.

Daniel väcker liv i valberedning och revisorer.

§10 Ekonomi: Senior börjar tryta ekonomiskt, så just nu står det mesta stilla och vi följer budget. Vi kommer även införa ett riktigt bokföringsprogram som heter Kapitas. Junior har en del utgifter till butiker sedan lincon liggandes.

§11 Medlemskontroller: Medlemskontrollerna flyter på, vi har på seniors sida kommit ifatt gällande medlemmar för helåret mot förra året.

§12 Lincon, Modern-SM & BuM: Ännu har vi inte haft något slutgiltigt SM möte och därför har SM gruppen valt att inte avrapportera konventet vid detta mötet. I sin helhet så har resultatet för konventet blivit minuspost strax större än budgeterat.

Överlag var konventet lyckas och vi hade fler spelare än vad vi hade räknat med.

§13 IRL Möte: Blev inget IRL möte under lincon.

§14 Avdelningar: SvM linköping har idag haft årsmöte, något senare än planerat.

§15 Arbetsgrupper
Coverage på lincon avrapporterades, ett förslag på inköp av utrustning kommer till nästa möte.
SvM Awards delades ut på lincon.
Webbhotell och epost skjuts tills vi har löst vissa byrokratiska förändringar.
Nyhetsbrev: Sommartävling på nyhetsbrevet så vi får iväg om information kring
BSK.

§16 Crewmöte: nästa möte för crew den 4e. Där vi ska diskutera kring hemsidan.

§17 Medlemsundersökning: Carro kallar till möte om medlemsundersökning

§18 Övriga Frågor: Oliver tittare närmare på dommartröjor.

Daniel har varit i kontakt med BSK. De börjar bli klara och få klart praktiska detaljer som vi har nytta av. Vi har dealat och får inträdet betalat för lördagen för de som vinner trials. Det pågår diskussioner om hur vi löser betalningar för att underlätta för våra deltagare.

När vi är en förening så ansöker vi om Techsoup.

§19 Uppdatering av ToDo Listan
Daniel kallar till möte i årsmötesgruppen.
Jonatan tar kontakt med tryckare
Oliver kollar domartröjor
Carro kallar till möte om medlemsundersökning
Daniel går vidare med att tillgängliggöra en intern policy.

§20 Nästa möte 10 juni.

§21 Rickard förklarar mötet avslutat.