IRL-möte 2017-11-10 - 2017-11-12

2017-11-10, Sekreterare: Discus

IRL-möte SvenskaMagic 2017-11-10 - 2017-11-12

§1 Mötets öppnande
Mötet öppnades klockan 17.05 på Studiefrämjandet fredagen 2017-11-10.

§ 2 Röstlängd och mötets behörighet
Information om mötet gick ut i början av oktober och hela styrelsen var medveten om att mötet skulle vara i Linköping under helgen 10-12 november.

Närvarande:
Daniel Alström (Discus)
Rikard Johansson (Hoogard)
Jonatan A Ceder (Setai)
Caroline Haag (C)
Olle Liljefeldt (Partysmurphen, adjungerad med yttranderätt, ej rösträtt, från SvM Linköping)

Mötet ansågs behörigt utlyst!

§ 3 Mötesfunktionärer
Ordförande för mötet är Rikard Johansson, sekreterare för mötet är Daniel Alström och Caroline Haag är mötets justerare.

§ 4 Föregående mötesprotokoll och missade protokoll
Alla tidigare protokoll är upplagda!

§ 5 Per Capsulam
Inga beslut har fattats.

§ 6 Medlemskontrollen
Rikard ska ta tag i Juniors bankkontroller. I övrigt flyter allting på som det ska! Daniel ska läsa igenom guiden och uppdatera den.

§ 7 BSK 2017
- BSK med trials inför SM i Legacy är avslutat för denna gång och vi gick back 35000kr, vilket var i enlighet med plan.

§ 8 Events
Rent allmänt ska vi bli bättre på att informera inför konvent. Vi ska titta på att skapa möjligheter för att låna kort/lekar, fixa boende, fixa resande osv inför konvent.

Om möjligt ska vi även titta på ifall det går att få till ungdomsrabatter för att få ungdomar att åka på konvent.

Lincon med Modern-SM/BuM
Vi utser Rikard till ansvarig för att dra ihop en SM-grupp och denna grupp ska planera för SM i modern och BuM på Lincon under helgen 9-13 maj. Vi är medvetna om att Lincon krockar med GP Birmingham men vi ser inget rimligt alternativ för oss, då Gothcon krockar med Team Limited i Amsterdam.

På Lincon siktar vi även på att få till ett separat event under hela helgen i ett eget rum som fokuserar på Casual magic.

Budgeten från vår sida för eventet blir 45000kr.

Gothcon med Vintage-SM
Vi utser Daniel till ansvarig för att få till Vintage SM på Gothcon under påsken 29 mars - 1 april. Vi är medvetna om att detta krockar med Team Limited på GP Amsterdam. Dock räknar vi med att det inte är något större problem med tanke på formatet. Daniel kontaktar William Ljungberg (Timecode) på Mindstage och diskuterar fram en lösning för eventet.

Budgeten från vår sida för eventet blir 15000kr.

Närcon Vinter
Olle ansvarar för att sköta kontakt med Närcon (Sindre) för att ta hand om arrangemanget Närcon Vinter 22-25 februari. Budgeten för detta event är 4000kr.

§ 9 Promomaterial
Vi har nu gett instruktioner till Jonatan om våra idéer på en spelmatta och lite tokens. Han ska förmedla våra åsikter, tyckanden och briljanta planer till Anders Lundell som han känner i Umeå.

Vi kom fram till att dessa produkter är saker vi sedan kan ge bort till andra events som arrangeras ute i Sverige.

Daniel ska titta på att ta fram en banner med SvenskaMagic som är 2,4m x 0,7m i samma färg som beachflaggorna. Daniel tittar på detta och det ska vara klart till Gothcon.

Vi behöver en ny infoblad om oss på SvM, Daniel pratar med Stefan Bylin (Dwarf88) om detta.

§ 10 Avdelningar
Vi får idag 1500kr för varje avdelning vi har som uppfyller Sveroks ungdomskrav. När det gäller pengar så kommer Sverok inte betala ut några pengar förrän huvudföreningen gjort sin rapport.

Pengarna som avdelningar får från oss ska betalas ut så fort de visat att de klarar ungdomskraven, istället för att de begär ersättning som de gör idag.

Vi behöver titta på hur vi vill sköta avdelningarna ekonomier på ett smidigt sätt. Sedan borde vi ta in rapporter kontinuerligt under verksamhetsåret.

§ 11 Arbetsgrupper
Vi har ett antal arbetsgrupper och de vi har just nu listar vi nedan. Vi behöver se på hur vi ska få våra medlemmar att se arbetsgrupperna. För varje arbetsgrupp har vi visionen att se till att det finns minst en ansvarig person.

Coverage-gruppen
Vi har idag en Coveragegrupp som inte är aktiv egentligen. Oliver är vår ansvarige för denna grupp. Vi har en Youtube-sida som vi borde underhålla.

SM-gruppen
Hoogard är ansvarig för gruppen och den hanterar från och med nu SM i specialformat och butiksmästerskap. Vi har Vintage, Modern och Legacy som format.

Nyhetsbrevs-gruppen
Nyhetsgruppen består av Robin Kaas (ember) och Stefan Bylin (Dwarf88). De behöver material! Marknadsföringstext borde levereras till dem.

Demo-gruppen
Idag inte aktiv, men Olle är ansvarig från idag 2017-11-11

Årsmötesgruppen
Varje år har vi en grupp som ansvarar för att genomföra våra föreningars årsmöten

SvM Awards
Sparkcaster var ansvarig och är den med kunskapen om gruppen. Nu är gruppen inaktiv. Lämpliga funderingar kring ersättare är ember, Dwarf88, Elof_the_Mighty, ScwesterN.

Hemsida
Arbetsgrupp för en hemsida för föreningen. Gruppen består av Oliver och RIkard. Oliver är ledare för gruppen.

§ 12 Fler kvinnor/transpersoner i spelhobbyn
Caroline får ansvaret att komma i kontakt med kvinnogrupperna och får reda på vad de vill. Caroline kommer att ta kontakt med relevanta personer i grupperna för att undersöka samarbetsområden, hur vi kan hjälpa varandra mot målet att få fler kvinnor att spela magic - oavsett nivå och vad vi eventuellt kan bistå dem med (exempelvis ekonomiskt).

§ 13 Sverok Riksmöte
24-26 november är Sveroks riksmöte. Vi kommer att ha Rikard, Jonatan, Fredrik Nyqvist (Centerfredrik), Per Carlsson (pelle) och Tobias Fjellander (Scale) på plats. Sedan kommer även Oliver Sundström (lyzio) att vara med och sköta driften på riksmötet.

§ 14 Sociala medier - Facebook, Youtube, egen hemsida osv - egen domän
Vi har idag låg närvaro på Facebook och ingen aktivitet från styrelsen och funderar på hur vi ska få vår synlighet att öka. Vi kommer att ta upp med HB (Handelsbolaget som numera är Aktiebolaget) och se ifall vi kan göra gemensam sak när det gäller Facebook.

Vi har en Youtube-kanal men den har vi ingen aktivitet på alls! Målsättningen är att lägga upp allt som vi streamar där.

Rikard ska prata med Oliver om att titta på en egen domän för oss.

Daniel ska prata med Andreas Lindgren (gortekS) om hur vi ska sköta detta med sociala medier på ett vettigt sätt, vad vill vi, vad gör vi, hur ska vi ta oss framåt?

Discord - ska vi börja använda istället för Skype? Hoogard plockar ihop något till nästa möte!

Hur kan vi rent konkret få mer aktivitet på sidan? Sponsra de som skriver mer! Uppmuntra aktivitet!

§ 15 HB
Vi behöver få till ett möte med HB där vi pratar om hemsidan och vad som ska hända i närtid och vad vi kan göra för framtiden.
lag för personuppgifter (GDPR)
sikta på Skype-möte i början av december
community, spoilers, torget, regelfrågor
medlemsuppdateringar

§ 16 utskick till våra medlemmar
Vi ska göra utskick till våra medlemmar och fråga dem vad de önskar sig av oss i styrelsen och föreningen i allmänhet. Sedan kan vi även lägga upp undersökningar på våra sociala medier.

Vi ska även göra utskick till våra tidigare medlemmar som valt att inte förnya sitt medlemskap.

Caroline skissar på detta och presenterar på nästa styrelsemöte

§ 17 Våra emails
Vi behöver titta på vart våra mail går och så vidare! Hemsidesgruppen får komma fram till hur vi ska lösa detta i framtiden.

§ 18 Övriga Frågor
Vi fastställer att vi tar bort epitetet “Förbundet” i vår grafiska profil och visar oss som föreningen SvenskaMagic att ha SvenskaMagic i vitt mot orange bakgrund eller orange mot vit bakgrund!

§ 19 Uppdatering av To-Do Listan
Rikard ska genomföra Juniors bankkontroller
Rikard skapar och sammankallar SM-gruppen
Daniel ansvarar för Gothcon och kontaktar Mindstage
Olle ansvar för Närcon Vinter och kontaktar Sindre
Jonatan kontaktar Anders Lundell om spelmatta och token
Daniel tittar på möjlighet att fixa fram en banner
Daniel kontaktar Stefan om ett nytt infoblad
Daniel lägger upp en Forumpost med Sticky som heter Arbetsgrupper
Caroline ska kontakta MTG Women Unite och Lady Planeswalkers
en massa personer ska till Sveroks Riksmöte
Rikard ska prata med Oliver om att titta på en egen domän för oss
Daniel ska prata med Andreas Lindgren (gortekS) om sociala medier
Daniel kontaktar Björn Andersson (Beakid) om ett Skypemöte med HB
Caroline skissar på medlemsutskick via mail
Jonatan tittar på användande av Discord till nästa möte
Daniel tittar på guiden för medlemskontroller


§ 20 Nästa Möte
2017-11-20 klockan 18.00 sätter vi igång!

§ 21 Mötets Avslutande
Vi avslutar mötet 2017-11-12 klockan 12.56 och tackar alla för visat intresse.