Styrelsemöte 2016-10-02

2016-10-02, Sekreterare: Dwarf88

1) Mötets öppnande
Mötet öppnas.

2) Röstlängd och mötets behörighet
Mötet anses behörigt.

Deltagare:
Daniel Alström (Discus)
Robin Kaas (Ember)
Stefan Bylin (Dwarf88)
Rikard Johansson (Hoogard)
Oliver Sundström (Lyzio)
David Gustavsson (DrPepper) (anländer under punkt 7)

3) Mötesfunktionärer
Robin är ordförande, Stefan är sekreterare, Daniel är justerare.

4) Föregående mötesprotokoll och missade protokoll
Föregående protokoll: http://www.svenskamagic.com/club/protokoll.php?ID=1&protokoll=190

5) Per Capsulam
Inget.

6) Medlemskontrollen
Blivande medlemmen "Bomberman" har tagit kontakt med flertalet styrelsemedlemmar då han har svårigheter att gå med i förbundet. Problemet verkar vara betalning av medlemsavgift till kontot. Bomberman har kontaktats med denna information, men inget har hänt än.

I övrigt inga problem. Daniel rapporterar positivt växande medlemsantal hos Senior, han beräknar att vi kommer sluta året med 2000 medlemmar.

7) SvM-HB
Relationer mellan SvM och HB bör förbättras. Daniel har pratat om Beakid angående ett IRL-möte mellan förbundet och Handelsbolaget, Beakid har föreslagit att en gemensam facebookgrupp skapas för styrelsemedlemmar samt HB. Robin kommer skapa gruppen. Gruppen ska användas för att boka ett IRL-möte samt att underlätta för framtida kommunikationer.

8) IRL-möte
Robin meddelar att då Carl har avgått från sitt uppdrag (på grund av personliga anledningar), innebär detta tyvärr att vi inte längre har tillgång till lokal i Göteborg.

IRL-mötet kommer istället placeras i Linköping. Daniel ansvarar för att se till att möteslokal finns. Vi diskuterar om sovplats går att ordna i möteslokalen, om inte annat finns sovplats hemma hos Rickard.

9) Övriga frågor från årsmötet
Delen "övriga frågor" från årsmötet har hanterats på ett felaktigt sätt. Enligt ramarna för mötet ska omröstningarna under "övriga frågor" ske med så kallad "kvalificerad majoritet" (det vill säga att dessa punkter kräver 2/3 av rösterna för att slås igenom), detta missades under mötet och frågorna röstades istället igenom med så kallad "enkel majoritet" vilket innebär att det räckt med 1/2 av rösterna för att slå igenom dessa punkter.

Detta innebär att punkterna 18.2 och 18.3 på årsmötet möjligen kan ha gått igenom fast dessa inte haft tillräcklig majoritet. Vi konstaterar att fel har skett från vår sida, och att detta inte borda ha missköts. Vi kommer verka för att detta in ska kunna hända igen.

De frågor som slagits igenom (närmare samarbete med handelsbolaget samt satsning på marknadsföring av svenskamagic.com) på detta sätt kommer behandlas av styrelsen som att dessa gått igenom.

Styrelsen inställning till detta är ångerfull över att ramarna för mötet inte följts, men vi ser viss tröst i att medlemmarnas möjlighet att demokratiskt påverka förbundet inte har kränkts, då medlemmarna i dessa frågor har haft mer att säga till om än vad som varit meningen.

Stefan kommer skicka vidare detta protokoll till revisorerna så att dom blir medvetna om detta fel.

10) BSK 2016
Daniel rapporterar att planeringen runt BSK går bra. Vi har fått tillgång till en lokal för att hålla i våra event. Senior kommer bidra med sponsring till någon form av top 8-pris.

Kontakt med covragegrupp ännu inte tagits (detta delegeras till Oliver), budget på 5000:- finns fortfarande. Domare håller just nu på att ordnas.

Ovanligt få trials har anmälts än så länge, Daniel kommer uppdatera artikeln på svenskamagic.com inom kort, detta kommer förhoppningsvis leda till fler anmälningar.

11) Nyhetsbrev
Inledande planering för nyhetsbrevet har påbörjats av Stefan och Robin. Planen är fortfarande att lansera detta innan BSK.

12) Övriga Frågor
Förbundets SMS-lista ska uppdateras så att påminnelser inför styrelsemöten kan skickas ut, nya medlemmar i styrelsen ska skicka in sina nummer till Robin.

Vi har fått en förfrågan att delta på Wiscon (i Visby). Detta är dock samma helg som IRL-mötet. Vi diskuterar om vi har någon kontakt på Gotland som vi kan skicka i vårt ställe. Rikard nämner föreningen Skuggspel, kan dom tänkas demonstrera Magic på konventet? Vi kan bidra med material i sådana fall. Daniel kommer ta kontakt med Skuggspel.

Bordlagda punkter från föregående styrelsemöte (punkt 10 "Utvärdering årsmöte" samt punkt 11 "Verksamhetsplan 2016/17") kommer läggas under IRL-mötet.

Vi diskuterar huruvida vi ska försöka fylla positionen som Carl lämnade. Stadgarna säger inget om att det går välja in nya medlemmar när det inte är årsmöte. Tidigare år när styrelsemedlemmar lämnat styrelsen har vi tagit in medlemmar som deltagit på våra möten men som inte haft rösträtt för att fylla tomma platser. Kan någon från junior eller senior tänkas vilja vara delaktiga? Har valberedningen något förslag? Rikard kommer ta kontakt med valberedningen angående detta.

13) Uppdatering av To-Do Listan
Daniel ansvarar för att se till att möteslokal finns för IRL mötet.
Robin skapar en facebook-grupp för kommunikation mellan styrelsen och Handelsbolaget.
Stefan skickar vidare justerat protokoll till revisorerna så att dom blir medvetna om felet under årsmötet.
Daniel ska uppdatera BSK-artikeln på svenskamagic.com
Oliver ska påbörja arbetet med BSK-covrage.
Robin ska uppdatera SMS-listan.
Daniel tar kontakt med Skuggspel angående Wiscon.
Rikard pratar med valberedningen om det går att "fylla" platsen i styrelsen.
Robin startar en tråd på forumet ang IRL-mötet.
Daniel och Rikard ser till att skaffa fram nya livblock innan BSK 2016.

Kvar från senaste mötet:
Daniel fortsätter med BSK.
Stefan och Robin ser till att nyhetsbrevet blir producerat (innan BSK).
Carl ska ta fram en plan för hur förbundet skulle kunna använda sig av youtube.*
Hoogard ska skriva protokoll för årsmötet.
Robin ska skicka ut ett formulär för utvärdering av året (och alla styrelsemedlemmar ska fylla i detta).

*Robin kommer ta kontakt med Carl för att se hur långt han hunnit med detta.

15) Nästa Möte
IRL-mötet 21-23 oktober.

16) Mötets Avslutande
Mötet avslutas.