IRL-styrelsemöte i Förbundet SvenskaMagic 19-21/4 2013, Linköping

2013-04-19, Sekreterare: pelle

1. Mötets öppnande. Förbundsordförande Discus förklarade mötet öppnat.

2. Närvaro och mötets behörighet. Närvarande: Discus, Hoogard, Pelle, Jokemon, Scale och Sparkcaster. Mötet fanns behörigt.

3. Val av mötesfunktionärer. Discus valdes till ordförande, Pelle valdes till sekreterare och Hoogard valdes till justerare.

4. Kostnad för mötet. Det beslutades att hela kostnaden för det här IRL-mötet ska falla på Förbundet SvenskaMagic.

5. Lincon.
Personaltillsättningen är på god väg att lösas. Scorekeepers är klara. Domare tillsätts av Zarox. Video-coverage är på god väg, Pelle sköter projektet. Text-coverage är också under kontroll, Hoogard har ansvaret. Till demo på familjedagen behövs mer mankraft, Discus är ansvarig för att hitta folk som hjälper till.

SvenskaMagic-butiken kommer att närvara på konventet.
Pokaler ska införskaffas till några turneringar. Detta går utöver den ordinarie budgeten. Hoogard ordnar detta.
Proxies behöver ordnas till SvenskaMagic-mästerskapen. Hoogard och Pelle kollar på detta.

Under konventet ska eventuellt, om möjlighet finns, uppsökande verksamhet ske. Exakta former för detta diskuteras vidare. För detta bör det, om det ska genomföras, budgeteras motsvarande 1-2 displayer boosters.

Möjligheten att få tag i en soffa, en TV och en konsol för att kunna ha en station med Duels of the Planeswalkers i anslutning till Magic-demo ska undersökas. Pelle och Hoogard kollar på detta.

6. Medlemsmöte på Lincon. Under Lincon ska ett medlemsmöte, där enskilda medlemmar i Förbundets föreningar ska få möjlighet att föra dialog med förtroendevalda och varandra, hållas. Hoogard är ansvarig för mötet. Han kommer sätta ihop ett schema samt ordna med fika till mötet. Under mötet ska det även ske utdelning av SvM-Awards. Pelle ska undersöka möjligheten att videostreama detta.

7. Grand Prix Göteborg.
Om möjligt ska Förbundet försöka erbjuda medlemmar och andra intresserade att sova i sovsal under GP Göteborg. Pelle och Scale ska undersöka vilka möjligheter som finnas för att åstadkomma detta. Den 24/4 ska det finnas en vidare plan för arbetet.

Vi kommer även ha möjlighet att visa upp Förbundet i en monter på GP:n. Idéer på vad som kan göras där innefattar att dela ut livblock och pennor med SvM-branding till medlemmar, dela ut flyers samt ha någon form av tävlingar/utlottningar där bland annat SvM-brandade tärningar och t-shirts kan användas som priser. Vidare planering behövs och bör ske på kommande möten.

8. Promomaterial. Pennor och tärningar är beställda. Nya livblock behöver beställas efter Lincon. Om möjligt ska storleken minskas så att blocken går att få ner i en vanlig deck-box. Eventuellt ska det också läggas till lite information om SvenskaMagic på baksidan av blocken, om det är görbart. Även spelmattor diskuterades och här handlar det om hur utseendet ska bli. Förslag som kom upp vid detta tillfälle var helorange matta med vitt tryck i den vedertagna SvM-fonten. Ett annat förslag var ”SvM on fire”.

9. SvM-mästerskapens framtid.
En idé finns om att göra om SvenskaMagic-mästerskapen till ett nytt SM, med ett liknande upplägg som tidigare Nationals. Förhoppningen är att kunna genomföra detta till 2014 års Lincon. Dialog om detta ska föras med andra stora aktörer i Magic-Sverige. Scale och Pelle ska arbeta vidare med idén.

10. Ligan.
Ligan har legat nere sedan Cockatrice stängdes ner. ScwesterN uppdras, om han accepterar uppdraget, att försöka hitta en alternativ tekniska lösning för att kunna få igång ligan igen. Vi vill inte använda oss av några alternativa Cocaktrice-servrar.

11. Kungen-projektet.
Vi planerar för att återigen hålla Eternalkungen med final på Borås Spelkonvent. Anledningen till att vi återigen väljer Eternal är dels att det varit så populärt tidigare år och dels att vi anser att det behövs mer support till Eternalspel.

En notis om projektet ska ut inom kort, primer med full information beräknas komma i början på juli.

Vi avser att höja budgeten för projektet. Discus ska ta fram ett förslag på ny detaljerad budget för projektet. Kungen-projektet kommer finansieras av SvenskaMagic Senior.
Finalen kommer hållas i Legacy. Kval tillåts i Vintage, Legacy och Modern.

12. Årsmöten för medlemsföreningarna.
Både Junior och Senior har börjat planera för sina årsmöten. Bägge föreningarna avser att hålla sina årsmöten online och använda plattformen VoteIt för detta. Junior får som medlem i Sverok göra detta kostnadsfritt. Hoogard undersöker vad som gäller för Senior.
Bägge mötena ska hållas parallelt under juni månad. Tidsplanen är att mötena ska vara minst 14 dagar långa och vara avslutade senast 20 juni. Detta innebär mötesstart 6 juni och att kallelse ska gå ut senast
23 maj. Med tanke på att Grand Prix Göteborg hålls 7-9 juni kan det eventuellt bli aktuellt att starta mötena 2 juni istället. Då ska kallelse gå ut senast 19 maj.

Vi ska hålla utlottningar i samband med bägge årsmötena. Budgeten är 1500kr per möte och detta ska fördelas på en display boosters samt två foilpaket per möte. Discus kommer att sköta årets utskick.
Hoogard uppdras att vara ansvarig för planeringen av Juniors årsmöte. Sparkcaster uppdras att vara ansvarig för planeringen av Seniors årsmöte.

13. Medlemsgranskning.
Det finns krediter avsatta som är tänka som uppmuntran för att sköta medlemskontrollen på ett bra sätt. Hittills har det framförallt varit Discus, Hoogard och ScwesterN som dragit ett tungt lass där och är mest förtjänta av denna belöning. Dock ska det undersökas om dessa pengar kan vara till hjälp för att få till implementering av den sedan länge efterfrågade automatiska kontrollfunktionen. Om så inte är fallet ska belöningskrediterna fördelas på ett senare möte.

14. Utvärdering av välkomstpaketen. Här diskuterades två olika aspekter kring välkomstpaketen. Dels de olika valmöjligheterna och dels kostnaden för boosterutskick.

Nya alternativ diskuterades. Magic Online-tickets bedöms i dagsläget inte vara aktuellt. Dels finns det oklarheter kring huruvida detta, likt SvM-krediter, ligger för nära att ses som en valuta för att det ska räknas som att vi faktiskt har medlemsavgift. Men framförallt ser vi ingen bra lösning för hur utdelning av tickets skulle skötas på ett effektivt sätt utan att tillföra för stora mängder merarbete. Ett nytt alternativ vi initialt ställer oss positiva till är att man ska kunna välja att delta i en utlottning och ha chans att vinna en större mängd boosters istället för att själv få en hemskickad. Detta ska i sådan fall vara ett komplement, inte ersätta nuvarande valalternativ. En fördel med systemet är att det minskar kostnaderna för frakt och administration. Detta alternativ bör undersökas närmare framöver.
Priset för boosterutskick diskuterades. Då priset på boosters generellt gått ner i Sverige borde kostnaden för utskicken kunna minska. Vi kommer förhandla om nytt pris med SvenskaMagic HB. Prisuppgift från en annan aktör har tagits in och denna är förvisso lägre än nuvarande pris från SvM HB, men förhoppningen är att priset kan komma ner på den nivån även där. Beroende på utfall där kommer vi eventuellt fortsätta titta på andra leverantörer.

15. Nyrekrytering.
Detta var en bred diskussionspunkt med mycket brainstorming inför framtiden snarare än faktiska beslut. Dels diskuterades olika former av rekrytering: rekrytering till Magic-hobbyn, rekrytering till SvenskaMagic.com och rekrytering till Förbundes medlemsföreningar. Vad gäller det första så går den biten framåt starkt just nu. Där gör lokala butiker ett stort och bra jobb. Vi kan vara stödjande i det samt göra direkta insatser på konvent och liknande. Vad gäller rekrytering till SvenskaMagic.com så är känslan att även om antalet konton ökar så ökar det inte i samma takt som spelarantalet. Här kan vi göra mer för att få fler att hitta till siten. Detta kan dels göras genom att synas på olika events och här kan promotionmaterial vara till hjälp. Vidare vore det bra om vi kan ta fram bra flyers och få butiker och lokala föreningar att vilja dela ut dessa. Här är det viktigt att föra dialog med butiker för att se vad som passar dem ur konkurrenssynvinkel. Vad gäller att få fler att gå med i våra föreningar ser vi att de två viktigaste punkterna där är att göra så bra verksamhet som möjligt samt att kommunicera bättre med Magic-spelarna. Här vill vi gärna göra en rekommendation till föreningarnas valberedningar att det vore önskvärt med en person som dels är kunnig på, men framförallt brinner för, kommunikation då vi känner att det är ett område där det finns utrymme för förbättring.

16. Koordinering inom Magic-Sverige.
Ibland uppstår situationen att turneringar hos olika arrangörer som inte skulle behöva krocka med varandra ändå gör det. Vi tror att det ofta beror på att arrangörerna inte har några bra verktyg att undvika sådana krockar. Här har vi en idé om att skapa en kalender, riktad mot arrangörer, där alla större event och turneringar ska föras in (GPTer och uppåt, konvent och andra stora events av relevans). Då kalendern enbart är tänkt som ett verktyg för arrangörer för att undvika krockar behövs bara grundläggande information såsom typ av event, ort och datum. Om detta ska genomföras behövs en aktiv kontakt med butiker och andra arrangörer för att hålla kalendern aktuell. Pelle ges uppdraget att börja arbeta med projektet. Första steget är att ta reda på vilka aktörer som finns och ta kontakt med dessa för att introducera projektet.

17. Ekonomisk prognos.
Senior har nu, i enlighet med budget, byggt upp en god buffert och har stadiga intäkter i form av medlemsavgifter. Detta innebär att till nästa årsmöte kan Seniors styrelse föreslå en budget där Senior kommer bekosta en större del av den gemensamma verksamheten. Som det ser ut i dagsläget kommer det i budgetförslaget finnas cirka 60 000kr att fördela på olika utgifter.

För Juniors del ser det ut som att motsvarande siffra kommer vara cirka 75 000kr. Junior har sedan tidigare en relativt stor buffert uppbyggd. På det stora hela ser de ekonomiska prognoserna för såväl Förbundet som helhet som bägge medlemsföreningarna goda ut.

18. Övrig fråga.
Stadgerevision för Junior. Frågan lyftes om att Juniors stadgar kan behöva en revision för att se till att dessa är aktuella och uppdaterade. Ett möte planeras för Juniors styrelse den 24/4 klockan 20:00. På mötet ska stadgarna gås igenom och förslag på eventuella förändringar tas fram så att dessa kan föreslås årsmötet.

19. Uppdatering av to-do-listan.
Mötessekreterare Pelle läste upp tilläggen till to-do-listan. Förbundssekreterare Jokemon får i uppdrag att se till att listan uppdateras.

20. Nästa möte. Nästa möte ska hållas 5/5 klockan 20:00.

21. Mötets avslutande. Discus förklarade mötet avslutat.